一、人事档案范围

全校事业编在职及退（离）休人员的人事档案，附属单位处级以上领导干部档案，校领导的干部档案副本，未转出的解除人事关系人员人事档案，去世五年以内的人员人事档案。

二、业务范围

（一）档案接收和转递

（二）档案材料收集、鉴别和归档

（三）档案管理和保管

（四）为符合规定的单位提供档案查（借）阅服务

（五）依据档案记载出具存档、亲属关系、姓名更改等三种证明

三、人事档案管理相关要求

（一）材料归档分类

1.履历材料

2.自传材料

3.鉴定、考核、考察材料

4.学历和评聘技术职务材料

5.政审材料

6.入党、入团材料

7.奖励材料

8.处分材料

9.任免、工资、出国、退(离)休等材料

10.其他材料

（二）归档材料鉴别

1.要求

（1）事实准确。

（2）材料完整。

（3）手续完备。

2.方法

（1）确定材料属于该人员。

（2）确定材料属于人事档案内容。

（3）确定材料符合清理的有关政策规定。

（4）确定材料完整和手续完备。

（5）确定材料具有保存价值。

（三）人事档案保管

建立人事档案保管、保密、安全、借阅、转递等管理制度和工作流程。

四、人事档案服务流程及要求

（一）出具证明

本人或其近亲属向工作人员出示有效身份材料，经审核无误后，依据档案记载开具相关档案证明材料并加盖公章。

（二）接收材料

1. 归档部门转递档案材料，同时提交《档案材料转递单》电子版和纸质版，纸质版一式两份， 

2.清点并初步审核所转递材料，初审无误，交接双方在《档案材料转递单》签字确认后各执一份。

（三）人事档案转出

1.确认档案材料目录清单、转档手续完备后，及时办理有关人事档案转移手续。

2.查收档案转递通知单回执，确认档案到达请调单位。对转出档案材料不齐全或不明确的，应及时补齐或说明。

3.去世五年以上人员人事档案，每学期向档案馆集中转递一次。

（四）人事档案转入

1.接到档案转出机构通过机要通信或专人送递的档案，确认档案材料目录清单和转档手续完备后，及时办理人事档案转接手续。

2.转来档案材料不齐全或不明确的，及时联系相关人员或档案转出单位对档案材料进行补充或要求作出说明，及时向档案转出单位回复档案转递通知单回执。

（五）人事档案查询

查借阅有关人员人事档案，应提交《山东大学查借阅干部档案审批表》，经工作人员审核符合查借阅规定，方可办理查借阅手续